메이저 대학의 IT 팀을 이끄는 리더는 일반적인 IT 리더와는 꽤 다르다. 매년 새 학기마다 수많은 신입생을 대상으로 기술적 요구사항을 처리해야 하는 탓이다. 게다가 이번 코로나19 사태 여파로 더욱더 복잡했다. 대면 수업을 선택한 학생과 가상 수업을 선택한 학생을 동시에 지원해야 했기 때문이다.
아리조나 주립대학교(ASU)의 CIO 레브 고닉은 <CIO닷컴>과의 인터뷰에서 "매년 흰 머리가 생길 정도로 힘들지만 요즘은 평소보다 더 힘든 상황이었다"라고 말했다.
가상 수업을 지원하기에 충분한 동시 접속을 확보하는 것은 IT 팀이 하는 일의 일부분에 불과하다. IT 팀은 사회적 거리두기 지침에 따라 교수진과 학생 모두가 멀리 떨어진 곳에서도 원활하게 학습 및 협업할 수 있도록 새로운 소프트웨어 구현 임무까지 맡아야 했다.
고닉은 하이브리드 러닝 모델을 지원하는 기술들을 배치해 이러한 과제를 해결해 나갔다. 그는 학교에서 혹은 세계 곳곳에서 수업을 듣는 ASU 2만 명 신입생이 원활하게 하이브리드 러닝으로 전환할 수 있기를 바란다고 전했다.
아리조나에서의 코로나19 확산으로 최근 몇 달간 12만5000명이 넘는 학생과 수천 명의 교직원을 긴급하게 지원해야 했던 IT 팀에는 그야말로 전쟁터를 방불케 하는 상황이 펼쳐졌다.
일반적으로 대학교에 소속된 IT 팀은 여름 방학 동안 시스템 유지 및 업그레이드 작업을 주로 진행하지만 이번은 달랐다.
아리조나 주립대학교의 IT 팀은 지난 가을 학기 약 1000여 곳의 교실에 카메라, 마이크, 콘솔 등을 설치해야만 했다. 교수들이 클릭 한 번으로 줌(Zoom)을 통해 고화질의 온라인 강의를 할 수 있도록 하기 위해서였다. 또한 고닉에 따르면 3000명이 넘는 교수가 관련 기술 사용법을 교육받았다.
IT 팀은 평소보다 증가한 캠퍼스와 기숙사 간 인터넷 트래픽을 감당하고자 자체 네트워크 용량도 늘렸다.
그는 "평소대로라면 네트워크 용량을 낮에는 캠퍼스로 집중시키고, 저녁 시간에는 기숙사로 돌렸을 것이다. 기숙사에 있는 학생들이 저녁에 넷플릭스, 훌루, 줌 등의 앱을 사용하면서 트래픽이 증가하기 때문"이라고 설명했다.
그러나 작년 8월, 가을 학기가 시작되자 트래픽은 시간대와 관계없이 항상 높았다. 학생들이 기숙사 방에서 줌으로 수업을 듣고 공강 시간에는 동영상을 스트리밍해서 봤기 때문이었다.
아리조나 주립대학교는 사이버보안 툴도 확대했다. 학생은 물론 교직원이 무심코 하는 행동을 악용하려는 해커로부터 네트워크를 보호하기 위해서다. 그는 "전반적인 환경을 보호하는 일은 서로 신체적인 접촉을 하는 스포츠와 매우 흡사하다"라고 비유했다.
또한 IT 팀은 교수진과 학생들이 원활하게 연결되는 동시에 생산성을 유지할 수 있도록 몇 가지 협업 앱을 업데이트하거나 추가했다.
IT 팀은 14만 명의 교직원과 학생들이 실시간으로 대화하면서 중요한 정보를 찾을 수 있는 새로운 슬랙(Slack) 채널을 개설했다. 이를테면 학생들은 친구 및 담당 교수와의 커뮤니케이션부터 학위 관리, 장학금 지원, 사회적 거리두기 관련 교내 규칙에 이르기까지 각종 정보를 해당 채널에서 확인할 수 있다. 이 밖에 교수진을 대상으로 슬랙 활용법 교육이 제공돼 동료 교수 및 학생들과 수업이나 커리큘럼 등을 간편하게 논의할 수 있도록 했다.
원래 구글 G 스위트, 줌, 슬랙과 함께 출시됐었던 디지털 책가방(Digital Backpack) 앱 모음이 업데이트돼 이제는 어도비 크리에이티브 스위트 시각 디자인 소프트웨어와 드롭박스 파일 저장 공간도 쓸 수 있게 됐다. 고닉은 대학교가 이러한 기술들을 제공해야 한다고 강조했다. 학생들이 졸업 후 취업할 대부분의 기업 실무에서 이런 앱들이 주로 사용되기 때문이다.
IT 팀은 학생과 교직원이 의무적으로 건강 상태를 자가 진단하는 설문지를 넣어 'ASU 모바일 앱(ASU Mobile app)'을 업그레이드했다. 매일 수업 전, 학생들은 일련의 질문에 답하고 체온을 측정해야 하며 건강 상태 확인을 마치기 전까지는 ASU 시스템에 접속할 수 없다고 그는 설명했다.
코로나19 확산 방지를 위해 원격 강의 및 학습으로 전환해야 했던 작년 3월 16일 이후, 고닉과 그의 IT 팀은 여러 차례 변화를 거듭했다. 물론 많은 어려움이 있었지만 IT 팀은 난관에 대처해 융통성 있게 필요한 조치들을 해나갔다. 그는 "예상치 못한 상황을 예상해야 하고 민첩하게 대응할 수 있어야 한다"고 조언했다.
디지털 트랜스포메이션 전략은 5년 내지 길면 10년 계획으로 구상되는 경우가 많다. 그러나 코로나19 사태로 이 기간이 단축되는 상황에서, CIO는 이를 회피하기보다 변화의 기회라 생각하고 움켜잡아야 한다. 이를테면 고닉은 스마트 교실 솔루션 구축 문제를 두고 "지금이 아니면 언제?"라고 반문했던 일을 사례로 들었다.
그는 코로나19 사태로 인해 이사회에서 CIO와 IT 팀을 바라보는 관점이 바뀌었다고 진단했다. 다시 말해, 디지털 트랜스포메이션을 이행할 수 있는 CIO는 명성을 떨치게 되고 IT 팀은 비용만 축낸다는 인식에서 벗어나게 된다는 것이다. 고닉은 "비즈니스 파트너이자 조직의 비전을 이끌어 나갈 적임자로서 CIO를 보는 시각이 우세해질 것"이라고 내다봤다.
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